Dit is Rafal Rutkowski – ook bekend als Raffa of Ralpha Omega. Toen Rafal nog woonde en studeerde in Poznan, Polen, besloot Rafal alles achter zich te laten en te gaan liften door Europa. Uiteindelijk eindigde hij in Maastricht. Gedurende de eerste week in Maastricht kwam Rafal in aanraking met een vreemd festival dat verspreid was over de gehele stad. Dit bleek het WE-festival te zijn, een festival georganiseerd door een groep vrije denkers die de stad nader tot elkaar wou brengen. Hij was zo geïnspireerd dat hij gelijk onderdeel uit wou maken van de organisatie. Lees hier zijn verhaal over hoe het WE-festival is gegroeid en wat hij heeft geleerd van de laatste editie, toen het WE-festival commerciëler werd.

“TOEN IK VOOR HET EERST NAAR MAASTRICHT KWAM EN HET WE-FESTIVAL MEEMAAKTE, HEEFT DAT MIJN COMPLETE BEELD VAN EEN FESTIVAL VERANDERD”

 

In 2012, tijdens mijn eerste weken in Maastricht, raakte ik betrokken met een sociaal-cultureel evenement dat mijn beeld van een festival compleet op z’n kop zette. In het begin rende ik op en neer met kratten bier, kookte ik eten en zorgde ik dat de artiesten alles kregen wat ze nodig hadden – maar dat veranderde weer compleet het jaar daarop. In 2013 hadden de oprichters van het WE-festival zich over de hele wereld verspreid en moest een nieuwe generatie “WE’ers” het overnemen. Ik werd hun Hoofd Coördinator.
Wie of wat is het WE-festival? WE zijn een groep mensen van verschillende achtergronden die zijn verenigd om een platform voor connecties en samenwerking tussen mensen en organisaties op te richten. Het eerste WE-festival werd gehouden in 2010, begon in rap tempo interesse te wekken bij de bezoekers en is sindsdien uitgegroeid tot een jaarlijks terugkerend festival in de lente en zomer in Maastricht.

Ondanks het woord ‘festival’, dat al wordt gebruikt sinds de eerste editie, zijn onze doelen zowel cultureel als sociaal. Het overgrote merendeel van onze inzet wordt gericht op de evenementen (workshops, debatten, panel discussies, etc.) die helpen de connectie tussen verschillende groepen mensen binnen de stad te verbeteren, en zo een platform voor de samenwerking met, tussen, en voor mensen en organisaties te vormen – vandaar de WE.

In 2015 werd de Stichting WE Connect opgericht om onze doelen verder te ondersteunen tijdens het festival. De stichting werkt het hele jaar door en zorgt zo voor creatieve en promotionele mogelijkheden voor start-ups en andere geïnteresseerden.

 

 

“DOOR TEAMWORK EN TRANSPARANTIE ZIJN WE WAAR WE NU ZIJN”

 

Het WE festival bestaat nu bijna 7 jaar en de huidige vrijwilligers hebben de afgelopen 4 edities mogelijk gemaakt. De eerste editie kostte ongeveer 5 maanden om voor te bereiden, mede door de kleine opzet en een minimaal budget. In 2013 kregen we, bijvoorbeeld, pas financiële ondersteuning van een van onze partners, Hotel De Ossekop, zodat we eten en drinken konden inslaan om te verkopen en het gehele evenement te kunnen draaien. Het festival was toen een echte hit! Maar, terugkijkend op de editie van 2016, die meer dan 10 maanden duurde om voor te bereiden – door de vele sponsoren, partners en mede-organisatoren die met het festival gemoeid waren, alsmede de enorme schaal van het festival en het grote aantal evenementen in die WEek – is het me duidelijk geworden dat WE steeds bekender worden. Door teamwork en transparantie zijn we waar we nu zijn. Het is geweldig om te zien hoe een grote groep mensen zonder ervaring, maar met motivatie, een beweging kan opzetten die zichzelf meerdere jaren staande kan houden en zelfs groeit, en hoe elk lid van deze groep groeit en ontwikkelt als persoon.

De laatste 5 jaar hebben een enorme invloed gehad op mijn persoonlijke ontwikkeling. In het begin had ik weinig tot geen ervaring met het managen van social media, promoties, en financiën (ondertussen is dit al goed geregeld, zoals bijvoorbeeld posters, berichtgeving in de media, etc.). Al deze factoren werden steeds meer gezien als belangrijke onderdelen van de organisatie en steeds beter uitgewerkt. Op dit moment ben ik nieuwe vrijwilligers en organisatoren aan het leren hoe ze deze uitdagingen aan kunnen gaan.
Vandaag de dag zijn WE ‘on top of our game’, maar dit betekent niet dat we geen fouten maken. Beter gezegd, door vallen en opstaan leert de organisatie wat wel en wat niet werkt, zowel voor het platform als voor het dynamische team.

 

“EEN VAN DE EERSTE DINGEN DIE ELKE ORGANISATOR ZAL MOETEN LEREN IS DAT ER ALTIJD DINGEN ZIJN DIE NIET GAAN ZOALS JE ZE BEDACHT HAD, EN HOE JE MET DEZE TEGENSLAGEN OM MOET GAAN OM ZO TE KUNNEN GROEIEN”

 

Met trots en dankbaarheid erkennen WE de hulp die we krijgen van onze partners, vrijwilligers en deelnemers. Samen hebben WE het voor elkaar gekregen een fantastisch evenement op te zetten en door de jaren heen te groeien. Natuurlijk hebben WE ook fouten gemaakt, maar we hebben stappen gezet om van deze fouten te kunnen leren. Om een voorbeeld te geven van wat er zoal fout kan gaan: rose bestellen in plaats van rode wijn; posters van een verkeerd formaat; het aantal deelnemers grof overschatten (2016 editie); de slechte verdeling van de promotionele verantwoordelijkheden met betrekking tot het WE Film Festival 2016, etc. In het kort: als 40 ongetrainde vrijwilligers zich maanden over verschillende kwesties buigen, dan gaat er altijd wel iets fout.

De grootste fout die we gemaakt hebben is zonder twijfel de inschatting van de grootte van de 2016 editie, toen ons budget groter was dan die van de voorgaande 3 edities bij elkaar! De werkdruk en kosten van sommige evenementen, zoals de Sunday Open Air en WEekender Parties, hebben ons flink geraakt – niet alleen financieel, maar ook door de (slechte) ervaring van de deelnemers. Het is nu onze taak terug te gaan naar hoe het festival ooit begonnen is en zo onze aanhang te laten zien dat we daadwerkelijk een fundamenteel duurzame organisatie zijn, en niet alleen uit zijn op geld. Dit gaan we doen door te krimpen naar het formaat van voorgaande (geslaagde) edities. WE hebben gefaald, en nu is het de hoogste tijd om te laten zien dat we daadwerkelijk luisteren naar de feedback van onze deelnemers, en dat dat een van de dingen is die ons definieert.

 

“WE HEBBEN GEFAALD, EN NU IS HET DE HOOGSTE TIJD OM TE LATEN ZIEN DAT WE DAADWERKELIJK LUISTEREN NAAR DE FEEDBACK VAN ONZE DEELNEMERS, EN DAT DAT EEN VAN DE DINGEN IS DIE ONS DEFINIEERT”

WE zijn erg blij met de feedback die we de afgelopen maanden hebben gekregen vanuit elke hoek, zoals die van deelnemers, organisatoren, artiesten en andere organisaties. Hierdoor zijn we ons beter gaan richten op de basis, op de essentie van WE – een organisatie die duurzaam omgaat met alle gebruikte materialen, maar tegelijkertijd ook de ruimte geeft aan nieuw talent, en niet veel geld gaat investeren in de bekende namen.

Voor de editie van 2017 – van 13 mei tot en met 20 mei – is ons doel om meer mensen uit Maastricht aan te trekken en onze connectie met de stad te verbeteren. Doordat we erachter kwamen na de 2016 editie dat het meer gaat om wat WE zijn – een festival met een divers programma en een gezellige sfeer – en niet om de grote namen die komen, gaan WE de kosten omlaag brengen en onze deuren wederom openen voor lokale artiesten en optredens.

Samengevat:

“WE VERBINDEN, WE CREËREN, WE WERKEN SAMEN”

Groetjes,

Rafal Rutkowski, Voorzitter

 

Klik hier voor meer informatie over het WE-festival

 

 

Andere blogberichten

© CODE 043 – PrivacyCookies

Cookies & privacy

Wijzig je instellingen of bekijk ons privacy statement

Privacy policy | Sluit
Instellingen